Компенсация за использование автомобиля

Компенсация за использование личного автомобиля работника

компенсация за использование автомобиля

В практике организаций часто встречаются ситуации, когда личное имущество работников используется в служебных целях.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Наиболее распространенным является использование личного транспорта. 

При этом организация может:

  • использовать автомобиль работника в служебных целях;
  • арендовать автомобиль с экипажем;
  • арендовать автомобиль без экипажа;
  • оформить договор безвозмездного пользования (ссуды).

 Рассмотрим порядок учета компенсационных выплат за использование личного транспорта работника в служебных целях.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме и учитываются на счетах учета затрат на производство в зависимости от целей, на которые используется данный транспорт и признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация (п.17, п.18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. №33н).

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Пример №1

Согласно условиям трудового договора ЗАО «Лютик» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер заводоуправления) компенсацию за использование личного легкового автомобиля (объем двигателя — 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей. Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.

В бухгалтерском учете зао «лютик» будут сформированы следующие записи:

хозяйственной операции Дебет Кредит Сумма, в рублях
В июле 2014 г.:
Начислена компенсация за использование личного автомобиля за июль 2014 г. 26 73 2 000
Отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО)Расчет: (2 000 руб. — 1 200 руб.) х 20% 99 68 160
Начислен отложенный налоговый актив (ОНА)Расчет: 1 200 руб. х 20% 09 68 240
В августе 2014 г.:
Выплачена из кассы сумма компенсации работнику 73 50 2 000
Погашен отложенный налоговый актив (ОНА)Расчет: 1 200 руб. х 20% 68 09 240

Источник: https://rosco.su/press/kompensatsiya_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilya_rabotnika/

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля | Журнал « книга» | № 19 за 2011 г

компенсация за использование автомобиля

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 сентября 2011 г.

журнала № 19 за 2011 г. Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Финансист»)

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами.

К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходовст.

 188 ТК РФ.

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездкуст. 188 ТК РФ.

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ:

  • компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
  • возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

Смотрим «зарплатные налоги»

Источник: https://glavkniga.ru/elver/2011/19/329-viplachivaem_rabotniku_kompensatsiu_ispolizovanie_avtomobilja.html

Норма компенсации за использование личного автомобиля работника

компенсация за использование автомобиля

Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Сразу стоит отметить, что никаких ограничений, связанных с покрытием сотруднику расходов на износ, законодательство не устанавливает. Работодатель может утвердить любую разумную сумму на возмещение расходов и амортизации, проводить ее расчет нет необходимости. При этом, что касается личного вознаграждения сотрудника, то тут установлены некоторые ограничения.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

  • компенсация за амортизацию;
  • возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

  • уровень износа ТС;
  • срок полезного использования машины;
  • интенсивность эксплуатации машины.

Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:

  • приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
  • установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).

Какая будет компенсация за автомобиль, если учитывать нормы 2019 года?

Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.

Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:

  • аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
  • за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
  • стоимость аренды мотоцикла обойдется в 600 рублей.

Обратите внимание!  Вышеприведенные нормативы распространяются только на мотоциклы и легковые авто. Когда речь идет об эксплуатации грузового автомобиля, то в расходе можно учитывать и более высокие суммы. В Налоговом Кодексе оговорены ограничения только в отношении легковых авто, следовательно, на грузовые транспортные средства они не действуют. Это позволяет предприятию включать компенсацию за грузовик в другой перечень расходов.

Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).

Источник: https://SocLgoty.ru/kompensatsii/rabotniku-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya.html

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2017 году

компенсация за использование автомобиля

УСН, или упрощенная система налогообложения, один из специальных способов вычитания налоговой ставки. Она установлена и узаконена в ст. 26.2 НК РФ. Там говорится, что подобной системой может воспользоваться любая коммерческая организация или индивидуальный предприниматель.

Если, конечно, они не попадают под исключения, описанные в п. 3 ст. 346.12 НК РФ. И упрощенная система имеет виляние на все финансовые операции внутри организации, которая ею пользуется.

Но как обстоят дела с компенсациями, особенно за использование автомобиля сотрудника в служебных целях?

1. Упрощенная система налогообложения 2. Компенсация за использование автомобиля в служебных целях 3. Вычитание НДФЛ из компенсации за использование личного автомобиля

Упрощенная система налогообложения

Перед тем, как разобраться с компенсационными выплатами, необходимо подробно рассмотреть вопрос — что такое упрощенная система налогообложения и на какие сферы деятельности компании она влияет? Если организация или индивидуальный предприниматель выбирают УСН как основной метод вычитания налогов, то они вправе решить — как именно будут рассчитываться суммы выплат, которые необходимо направить в бюджет государства. Руководитель должен выбрать так называемый объект налогообложения. В случае с УСН это может быть:

  • Общие доходы организации.
  • Разница, между доходами и производственными расходами.

Во втором случае организация или индивидуальный предприниматель уменьшает базу, с которой будут взиматься налоги. Но не все расходы можно учитывать при таком вычете. Полный список трат, которые работодатель имеет право вычитывать из дохода, указаны в действующем законодательстве, в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

И в этой же статье указано, что в расходы необходимо записывать и средства, которые выплачены в виде компенсаций. В том числе и те, что идут сотрудникам, личные автомобили которых были использованы в служебных целях.

Важный факт

В п. 5 ст. 346. 11 НК РФ указано, что любая фирма или индивидуальный предприниматель, которые решили использовать упрощенную систему, не получают освобождения от исполнения своих обязанностей, как налоговых агентов, отвечающих за НДФЛ лиц, являющихся работниками организации. А любая компенсация, выплаченная сотруднику за использование его авто, является доходом этого человека и попадает под налоговые вычеты.

Компенсация за использование автомобиля в служебных целях

Как уже писалось выше, компенсации, которые руководитель обязан выплатить сотруднику за использование личного автомобиля в служеюных целях, можно учитывать, как расходы. Если, конечно, руководитель или индивидуальный предприниматель выбрал разницу между доходом и расходом как объект налогообложения. Но подобные компенсационные выплаты необходимо учитывать в границах принятых правовых норм, указанных в Постановлении Правительства Российской Федерации №92, принятого 08.02.2002.

В Постановлении говорится, что размер выплачиваемых компенсаций зависит от объема двигателя личного автомобиля сотрудника, который был использован в служебных целях:

  • Если в служебных целях был использован личный автомобиль с рабочим объемом до 2000 куб. см. то компенсация, а также учитываемые при вычитании расходы, составляет 1200 рублей в месяц.
  • Если в служебных целях был использован личный автомобиль с рабочим объемом за 2000 куб. см, то компенсация, как и учитываемые расходы, будет составлять 1500 рублей в месяц.
  • Если же в служебных целях был использован личный мотоцикл сотрудников, то на компенсационные выплаты необходимо направить 600 рублей в месяц.

Обратите внимание

Эти нормы приняты как для облегчения вычитания расходов при использовании УСН, так и для того, чтобы стандартизировать подобные выплаты, обеспечив сотрудников предприятия адекватным вознаграждением за использование его автомобиля.

Этими нормами обязан руководиться начальник, когда составляет соответствующие документы. И использование подобных установленных правительством компенсаций с нарушениями, умышленными или неумышленными, является преступлением.

Но все подобные нормы касаются только тех случаев, когда использование личного авто для исполнения служебных обязанностей является постоянной деятельностью сотрудника.

Приведенные выше цифры являются пределами, в границах которых руководитель имеет право, как выплачивать компенсации, так и учитывать их во время вычитания расходов из доходов.

Вычитание НДФЛ из компенсации за использование личного автомобиля

Стоит отметить, что в п 3. ст. 217 НК РФ говорится о том, что любые компенсации, которые выплачиваются сотруднику за то, что тот выполнял свои трудовые обязанности, не подлежат вычитанию из них подоходного налога. В письме № 04-2-06/419, изданном Министерством Российской Федерации по налогам и сборам 02. 06.

2004, говорится, что использование личного автомобиля сотрудника для исполнения служебных обязанностей попадает под действие указанной выше статьи. Однако стоит помнить, что это касается только тех компенсационных выплат, которые выплачивались в границах, установленных правительством Российской Федерации норм.

Сама компенсация выплачивается только в том случае, если на руках есть приказ руководителя всей организации. Он подписывается после того, как сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел технический паспорт транспортного средства.

Тут важно следить за тем, чтобы указанные в паспорте данные были заверены в порядке, установленным законодательством. Также необходимо обратить внимание на следующий документ — путевой лист. Сотрудник, занимающийся служебными разъездами на личном автомобиле, обязан самостоятельно его заполнять и указывать только те поездки, которые напрямую связаны с трудовой деятельностью.

Что делать в том случае, когда автомобиль не принадлежит сотруднику и тот использует его по доверенности? В такой ситуации никаких различий в установленном порядке не наблюдается. Руководитель всё равно обязан выплатить соответствующую компенсацию водителю, после того как тот предоставит все необходимые документы — технический паспорт транспортного средства, путевой лист и, при надобности, какие-либо дополнительные бумаги и сведения.

(348 голос., 4,56 из 5)

Источник: https://pravo.moe/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax/

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

компенсация за использование автомобиля

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка).

Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей.

В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти здесь.

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

Варианты компенсации:

  • Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
  • Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
  • Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.

Как компенсировать

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях.

Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа.

В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

  • Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
  • Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
  • Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
  • Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.
ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Временные права при лишении

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах.

Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ.

Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92:

  • Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
  • Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
  • Мотоциклы – 600 руб.
  • Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Компенсация расходов за ГСМ

Источник: https://zhazhda.biz/base/kompensaciya-rashodov-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника — НалогОбзор.Инфо

компенсация за использование автомобиля

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

  • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
  • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

  • не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/45-1-0-1152

Компенсация за использование личного автомобиля

компенсация за использование автомобиля

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

  • Возмещение за пользование и естественный износ машины;
  • Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.
А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@. По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.

Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение.

Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года). Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором.

Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг.

Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством.

Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения.

Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

  • Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
  • Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
  • Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

  • Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
  • Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.
ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Договор аренды авто с выкупом

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам».

Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами.

Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Источник: http://nebopro.ru/blog/carusepayoff

Использование личного транспорта

Использование личного транспорта в производственных целях допускается нормами действующего законодательства. В таких случаях работнику положены выплаты за использование (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (расходы на топливо, ТО, ремонт, проч.). Размеры этих выплат устанавливаются в соглашении между работодателем и работником.

Разъездной характер работы должен быть описан в специальном положении на предприятии и должностной инструкции работника, а основание для выплат должен служить приказ по предприятию.

Фактическое использование автомобиля отражается в путевых листах на поездки.

В зависимости от того, используется ли служебный автомобиль в служебных или личных целях, необходим различный пакет документов. Для рабочих поездок водитель должен иметь путевой лист, он заменяет доверенность, подтверждает цель поездки и является документом первичного учёта расхода ГСМ.

Для использования служебного автомобиля в личных целях достаточно доверенности, подписанной руководителем и скреплённой печатью организации.

Используется ли служебный автомобиль в личных или рабочих целях имеет большое значение, т. к. ответственность за виновные действия водителя (к примеру, ДТП) в рабочее время несёт организация, в случае поездки с личными целыми — ответственность лежит всецело на водителе.

Сумма компенсации

Сумма компенсации работнику расходов, связанных с использование личного автомобиля, как правило, бывает двух видов: фактическая и нормативная. Т. е. законодательство позволяет относить на расходы только нормативно установленные суммы общей компенсации (включая эксплуатационное расходы):

  • 1200 руб. для автомобилей с мотором, объемом до 2,0 л;
  • 1500 руб. для автомобилей с мотором, объемом более 2,0 л.

Фактически же, работнику могут начислять фиксированную сумму амортизации и компенсацию за документально подтверждённые расходы (заправку, мойку, ТО, проч.). При этом суммы, превышающие нормативно установленные, не могут включаться в расходы налоговой базы.

Совет от Сравни.ру: для включения в расходы сумм, свыше нормативно установленных, с работником можно заключить договор аренды и выплачивать арендную плату.

Источник: https://www.Sravni.ru/enciklopediya/info/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilja/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

компенсация за использование автомобиля

— Организация бизнеса — Кадры — Компенсация за использование личного автомобиля

Российское законодательство предусматривает возможность выплаты компенсации использования личного автомобиля в служебных целях для сотрудников. При этом необходимо помнить, что данная компенсация за автомобиль должна назначаться в соответствии с нормами законодательства, а выплаты сотруднику в таком случае могут предусматривать отдельные нюансы учета и налогообложения.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях — нормы

Непосредственно трудовое законодательство в Российской Федерации предусматривает возможность использования личного транспортного средства работника в служебных целях, однако достаточно скупо устанавливает конкретные нормативы по выплате компенсации сотруднику. Так, более подробно об использовании личного автомобиля в служебных целях можно прочитать в отдельной статье. Далее же будут рассмотрены непосредственно особенности предоставления компенсаций работнику за использование личного автотранспорта на работе.

В первую очередь, при рассмотрении означенных вопросов, необходимо обратить внимание на положения следующих нормативно-правовых документов и актов:

  • Ст.188 ТК РФ рассматривает в целом применение в рабочих целях личного имущества сотрудника, в том числе и автотранспортных средств, но не ограничиваясь только ими. Согласно её положениям, если подобное использование собственности работника предусмотрено, то работодатель обязан компенсировать все расходы трудящегося, в том числе и амортизационные издержки.
  • Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.2002 устанавливает конкретные нормы компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях и максимальный размер выплат, который бы не учитывался в целях налогообложения.
  • Ст.217 НК РФ устанавливает случаи, в которых с выплат сотрудникам не взимается НДФЛ, и компенсация за использование автомобиля относится к ним с учетом отдельных нюансов.
  • Ст.422 НК РФ регламентирует освобождение от уплаты страховых взносов с некоторых видов выплат, к которым можно также отнести и компенсации за автомобиль.

В отношении государственных служащих вопросы, связанные с предоставлением им компенсации за личный автомобиль, регулируются отдельными, в том числе и ведомственными нормативными документами, и могут предусматривать иные нормы возмещения.

Как установить и рассчитать компенсацию за автомобиль сотруднику

Порядок установления компенсации за личный автомобиль сотруднику предусматривают определенное документальное оформление этого аспекта взаимоотношений сторон трудового договора.

В частности, обязанность работника использовать какое-либо своё личное имущество должна быть в обязательном порядке отражена в положениях трудового договора или дополнительного соглашения к нему.

Потребовать от работодателя компенсации за использование личного автомобиля сотрудник не может, если таковые взаимоотношения не оговорены.

Порядок действий таков:

  1. Оформление факта использования автомобиля, с отражением его в трудовом договоре или в дополнительном соглашении.
  2. Написание работодателем приказа о назначении и порядке назначения компенсации за использование автомобиля в служебных целях.
  3. Установление иных дополнительных нормативов об использовании личного автомобиля. В частности, на предприятии для упрощения документооборота могут быть приняты общие локальные нормативные акты, регламентирующие применение сотрудниками их личного имущества в рабочих целях.

В целом, законодательство однозначно ограничивает размеры прямых компенсационных выплат работнику за использование автотранспорта на работе. Так, максимальный размер таких выплат может составлять 1500 рублей для автотранспорта с объемом двигателя свыше 2000 кубических сантиметров, 1200 рублей — для автомобилей с меньшим объемом двигателя, и 600 рублей — за мотоциклы и схожие с ними транспортные средства.

Эти пределы устанавливают лишь общие лимиты выплат, по которым не взимается НДФЛ, страховые взносы, а расходы могут быть отнесены к расходной статье в целях учета налога на прибыль. Работодатель вправе установить и большие нормы компенсации, но тогда уже с этих сумм будут взиматься НДФЛ и страховые взносы.

Следует отметить, что ремонт автомобиля, его техническое обслуживание, а также расходы сотрудника на топливо не входят в данные нормы и оплачиваются отдельно.

Однако работодателю следует предусмотреть механизм учета и взаимозачета затрат работника, чтобы все связанные с налогообложением и выплатой компенсаций процедуры имели документальное подтверждение при проведении проверок контролирующими органами.

Другие нюансы и особенности компенсации за личный автомобиль

Кроме обеспечения компенсаций за использование личного автомобиля, российские работодатели могут использовать и иные методы сотрудничества с работником, применяющим свое личное имущество на работе. В частности, может быть заключен договор аренды транспортного средства, по которому работодателю уже не придется выплачивать компенсацию сотруднику.

Также, предполагается возможность напротив — передачи транспортного средства с баланса предприятия работнику по доверенности. Однако в таком случае судебные инстанции имеют различные взгляды на характер подобных взаимоотношений. Так, в одних судебных решениях расходы на оплату компенсации за использование подобного автомобиля относятся к обоснованным, другие же не считают возможным выплату в данном случае компенсации, так как имущество фактически не меняет собственника.

В целом, вопросы оплаты компенсации за личный автомобиль решаются достаточно просто — но только при наличии условий использования имущества сотрудника в договоре, соглашениях к нему, или иных внутренних нормативных актах компании. Без такового отражения, рассчитывать на компенсацию сотрудник не может. (29 голос., 4,30 из 5)

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/kadry/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya.html

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

компенсация за использование автомобиля

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях выплачивается, если авто было использовано с согласия (ведома) работодателя (ст. 188 ТК РФ). О том, как учитывается указанная компенсация, вы узнаете далее из статьи.

Когда выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях?

Уменьшает ли компенсация за использование личного авто в служебных целях налог на прибыль?

Итоги

Когда выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях?

Сотрудник может получить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях при условии, что с фактом использования личного имущества в таком качестве согласен/ознакомлен работодатель. Во избежание возникновения спорных ситуаций по получению права на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях рекомендуем согласие работодателя оформить в письменной форме, к примеру в виде соглашения.

Сам факт эксплуатации имущества для служебных целей также потребует подтверждения документами (путевым листом и чеками на покупку горюче-смазочных материалов). Если факт эксплуатации подтвержден, работодатель оформляет приказ о выплате компенсации, в котором помимо указания суммы выплаты будет разъяснена причина, по которой авто сотрудника приходится использовать в рабочих целях. Например, из-за отсутствия служебных автомобилей на предприятии.

О том, какие еще расходы на транспорт могут возмещаться сотруднику, читайте в статье «Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников».

Уменьшает ли компенсация за использование личного авто в служебных целях налог на прибыль?

Сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях включают в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), но сделать это можно только в пределах законодательно утвержденных норм.

А как учесть для целей налога на прибыль расходы на покупку для такого авто горюче-смазочных материалов (ГСМ)? Можно ли возмещать расходы на бензин по личному транспорту, используемому в служебных целях, ориентируясь на текст подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, предусматривающего возможность учета в расходах затрат на содержание служебного транспорта?

Судьи считают: можно, если расходы обоснованы и имеют производственную направленность. Например, положительное для налогоплательщика решение приняли арбитры Западно-Сибирского округа (постановление от 26.09.2014 № А46-15928/2013), проанализировав заключенные с работниками договоры об использовании ими личного транспорта в служебных целях. В договорах предусматривалось, что работники обязаны:

  • использовать личные автомобили по заданию организации в целях и сроки, определенные договором;
  • поддерживать автомобили в исправном состоянии;
  • производить за свой счет текущий и капитальный ремонт и нести другие расходы по их содержанию;
  • представлять организации документы, подтверждающие факты использования автомобилей в служебных целях (путевой лист) и приобретения ГСМ для заправки автомобилей.

Организация со своей стороны обязалась поручать работникам выполнение заданий с использованием личных автомобилей только в служебных целях и возмещать расходы на ГСМ.

С учетом того, что автомобили использовались работниками не по своему усмотрению, а по заданию организации, то есть фактически находились в ее пользовании и владении, судьи заключили, что расходы на бензин являются обоснованными и понесены в рамках производственной деятельности. А следовательно, могут уменьшать облагаемую прибыль на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, несмотря на то что это не служебные, а личные автомобили работников.

Также арбитры подчеркнули, что возмещение фактических расходов не является выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. А это значит, что возмещаемые суммы не подпадают под нормирование, предусмотренное подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ для сумм компенсации, и могут учитываться в полном объеме.

По вопросу о том, правомерно ли списывать расходы на ГСМ в фактическом объеме, а не по нормам, см. наш материал «Нужно ли нормировать расходы на приобретение ГСМ?».

Источник: https://nalog-nalog.ru/nalog_na_pribyl/rashody_nalog_na_pribyl/kompensaciya_za_ispol_zovanie_lichnogo_avtomobilya_v_sluzhebnyh_celyah_dlya_naloga_na_pribyl/

Оформление необходимых документов

В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:

9. При использовании личного автомобиля, работнику будет выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя предприятия.

Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»Приказ №7о назначении компенсации за использование личного имущества работниковг. Санкт-Петербург 01.08.2018Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2018 года.

Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

От чего может зависеть сумма компенсации?

Согласно ст.188 ТК РФ, работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:

  • за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • на возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:

  • при объеме мотора до 2 тысяч см 3 выплачивается 1 200 рублей;
  • при объеме мотора более 2 тысяч см 3 выплачивается 1 500 рублей;
  • для мотоциклов  – 600 рублей.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.

При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.

Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:

  • документ, подтверждающий принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • путевые листы (несмотря на то, что Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем Постановлении по делу № А62-5333/2008 от 25.05.2009 года считает, что путевые листы в данном случае необязательны, во избежание споров с ИНФС рекомендуем не игнорировать их оформление);
  • кассовые чеки на ГСМ, парковку и мойку.
ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Как в армии получить права

Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживания, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

Порядок выплаты компенсации

Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:

  • размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в производственных целях выплачивается один раз в месяц;
  • компенсация не начисляется, если личный автомобиль не эксплуатируется в производственных целях (работник находится в отпуске, командировке, на больничном); 

Источник: http://tbis.ru/kadry/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.
  5. Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  6. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  7. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

  • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
  • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

  1. Заключить договор аренды.
  2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
  3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

Источник: https://assistentus.ru/oplata-truda/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях приказ, договор, заявление, НДФЛ

компенсация за использование автомобиля

Торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию, менеджеры вынуждены в рабочих целях использовать транспорт. Далеко не все предприниматели обладают достаточным ресурсом, чтобы наделить каждого такого сотрудника автомобилем. В таких случаях возникает нужда в работниках, владеющих собственным транспортом.

Возможность такого использования

Возможность использования личного имущества работника, в том числе и автомобиля, в служебных целях предусматривается ст. 188 Трудового Кодекса России. Однако документ не регулирует ни оплату такого применения, ни сроки эксплуатации, ни порядок компенсации. Единственное, что требует ТК – оформление письменного соглашения, в котором указывается все вышеперечисленное.

Собственно говоря, в законодательных актах нет такого определения, как работа разъездного характера. Каждый работодатель самостоятельно устанавливает параметры таких служебных обязанностей.

Формы оплаты в 2019

Критерии разъездной работы фиксируются работодателем в Положении о разъездном характере труда или соответствующем приказе с перечнем таких работ. Для их выполнения работник может использовать и служебный, и личный транспорт. Применение последнего предполагает какую-то форму оплаты. Существует не менее 4 вариантов.

  • Компенсационный механизм – использование личного автомобиля в служебных целях закрепляется соответствующим соглашением или трудовым или коллективным договором. Как правило, такое соглашение предполагает компенсацию за износ машины и возмещение расходов. Обычно компенсация оформляется как определенная сумма за месяц. Если какое-то время работник не использует авто – находится в отпуске, на больничном, то за этот период компенсацию не выплачивают. В возмещение входят расходы на бензин, на мойку, на ремонт. Они также могут быть подробно перечислены в трудовом соглашении.
    • Такой вариант очень выгоден наемщику, так как позволяет создавать весьма гибкий график. Кроме того, компенсационные выплаты до определенной величины не облагаются налогом.
    • А вот с точки зрения работника компенсационный механизм далеко не так выгоден, как кажется: очень сложно подсчитать фактические расходы на ремонт и замену деталей. При таком подходе сотрудник практически беззащитен и редко когда может отстоять свои требования в суде.

Нужно иметь в виду еще одно: ст. 264 НК РФ четко определяет максимальные размеры компенсации за использование личного авто с определенным объемом двигателя. Сумма за месяц не может превышать этой величины. Расходы, связанные с обслуживанием, ограничений не имеют.

  • Аренда – в этом случае личный автомобиль работника предприятие берет в аренду без водителя. Сотрудник же пользуется как бы служебным транспортом. Договор аренды позволяет предусмотреть и оформить все возможные компенсационные выплаты, однако имеет и свои недостатки. Например, поездка на автомобиле вне служебного времени легко может расцениваться как использование служебного транспорта в личных целях, если в договоре аренды не указано особо на эту возможность. Кроме того, аренда предполагает выплату НДФЛ с выплат работнику, переоформление страхового полиса и заключение договора аренды.
  • Ссуда – предполагается безвозмездная ссуда машины предприятию. Автомобиль в таком случае также оказывается на балансе предприятия, что облегает учет расходов и снижает налоговую нагрузку. Сотрудник прямого вознаграждения за использование его машины не получает.
  • Договор гражданско-правового характера – такое соглашение является своего рода альтернативной полноценному трудовому договору. Работник выступает исполнителем, а наемщик – заказчиком. В этом случае установленные законом трудовые нормативы не действуют. При этом возможна аренда с водителем, без водителя, оформление подряда, транспортного обслуживания – все что угодно. Но и здесь есть нюанс: сотрудник должен иметь право на такую деятельность, то есть являться субъектом предпринимательства.

На практике чаще всего прибегают к первому механизму, так как он наиболее выгоден для работодателя.

Договор на компенсацию за использование личного автомобиля в 2019

Основанием для выплат при использовании личного авто в служебных целях является соглашение между сотрудником и наемщиком. Оно может являться составной частью Трудового договора или заключаться дополнительно. Второй вариант более рационален: при смене машины, например, эксплуатационные расходы могут измениться, что отразить в постоянном трудовом договоре не удастся. Дополнительное же легко расторгнуть и заключить новое соглашение.

В документе обязательно указывается:

  • технические характеристики машины – тип авто, марка, номер двигателя, регистрационный номер и прочее;
  • размеры компенсации;
  • список расходов, подлежащих возмещению: текущий ремонт, расходы на покупку топлива и запчастей, плата за парковку во время рабочей смены, мойка машины, другие производственные траты;
  • порядок выплат компенсации и возмещения расходов, сроки выплаты.

К документу прилагается копия техпаспорта машины и свидетельство о регистрации. Если сотрудник водит машину по доверенности, то требуется также копия полиса ОСАГО, где указано его имя.

На основании соглашения наемщик издает приказ об установлении компенсации за использование личного авто. Во время действия соглашения требуются документы, подтверждающие использование машины:

  • путевой лист или ведомость разъездов в служебных целях (с указанием данных о работнике и машине, а также пунктов назначения и километража);
  • чеки АЗС, подтверждающие заправку;
  • чеки и квитанции об оказании услуг – мойка, ремонт;
  • расчет расходов на основании указанного километража, стоимости бензина или дизельного топлива и норм расхода горючего, которые прописаны в соглашении. Документы служат как подтверждением использования транспорта в служебных целях, так и свидетельствами для налоговой и прочих служб.

Пример договора можно скачать здесь.

Образец договора на компенсацию за использование личного автомобиля

Пример заявления на компенсацию доступен для скачивания тут.

Заявление на компенсацию за использование личного автомобиля 

Как начислить и как рассчитать

Законодательство предусматривает определенные нормы компенсации при использовании личного авто. Это нужно учитывать при расчете налога на прибыль. Согласно постановлению правительства от 2 июля 2013 года максимальная величина компенсации составляет:

  • 2400 р при объеме мотора до 2 тыс. куб. см;
  • 3000 р , если двигатель автомобиля по объему превышает 2 тыс. куб. см.

Нормы для личного грузового транспорта не определены, а устанавливаются при заключении соглашения с работодателем. Если имеется заключенное соглашение, то расчет компенсации выполняется исходя из количества отработанных дней:

  • ежемесячная сумма делится на число календарных дней, например: 3000/22=136,37 р;
  • результат умножается на число фактически отработанных дней, например: 136,37*12=1636,32 р;
  • возмещение расходов на бензин выполняется согласно чекам АЗС и нормам, установленным распоряжением Минтранса России. Результат прибавляется к предыдущей сумме, например: за пробег в 100 км 7,7*32,5=250,25 р суммируют с компенсацией – 1636,32+250,25=1886,57 р.

Компенсация начисляется в оговоренные сроки полностью. Налог при выплате не удерживается. Как правило, сумма переводится в тот же день, когда выплачивается заработная плата.

Если договоренности о фиксированной сумме нет, то оплата производится по предоставляемым документам: чекам и квитанциям. Такой вариант документально оформить гораздо сложнее.

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Приказ на компенсацию за ГСМ

Ндфл и другие налоги в 2019

Компенсация за пользование личным авто в служебных целях не является оплатой труда, соответственно, никакими налогами или страховыми взносами она не облагается. Это своего рода возмещение ущерба. Однако таковым он является только в том случае, если имеются все документы, подтверждающие эксплуатацию машины для выполнения рабочих обязанностей.

  • Наемщику выгоднее оформить соглашение с точным указанием компенсации, чем выписывать работнику премию на ту же сумму, поскольку первая налогом не облагается, а премия подлежит налогообложению.
  • Законодательство ограничивает компенсационные выплаты определенной суммой за месяц. Если компенсация превосходит максимальные размеры, эти сверхнормативные расходы НДФЛ облагаются.

Использование личного автомобиля для выполнения рабочих обязанностей вполне допускается, но должно быть соответствующим образом оформлено. Чаще всего применяют компенсационный механизм, так как он наиболее выгоден наемщику, однако возможны и другие варианты оформления договора.

Компенсация за автомобиль в 1С Бухгалтерия 8 описана в этом видео:

Источник: http://km-tt.ru/trudovoe-pravo-spravka-2019/vyplaty-apelljacija/kompensatsii-vozrazhenie/za-ispolzovanie-lichnogo-avto-reglament/

Компенсация работнику за использование личного транспорта

компенсация за использование автомобиля

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

Налогообложение компенсационных выплат

Компенсация за автомобиль: нормы — 2018 — 2019

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности

Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника

Налогообложение выплат по договору аренды

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника 

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:

  • компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
  • фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией. 

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.

И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:

  • имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
  • основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
  • порядок эксплуатации;
  • срок эксплуатации;
  • величину компенсации за эксплуатацию имущества;
  • величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
  • документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
  • порядок и сроки платежей. 

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем 

При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:

  • от степени износа автотранспортного средства;
  • срока его полезной эксплуатации, который определяется на основании технической документации;
  • активности эксплуатации (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-02/275). 

Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kompensacii/kompensaciya_rabotniku_za_ispolzovanie_lichnogo_transporta/

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб. 987 (Москва)

+7 (812) 426-14-07 доб. 133 (Санкт-Петербург)

+8 (800) 500-27-29 доб. 652 (Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: